نصائح

12 تقنيات بسيطة ولكنها فعالة للعمل المتسارع في Excel

في كثير من الأحيان للتعامل مع MS Excel؟ ثم لا تفوت جزءًا من النصائح حول تحسين العمل في هذا البرنامج.

إضافة بيانات جديدة بسرعة إلى مخطط

إذا كان الرسم البياني الذي تم إنشاؤه بالفعل يظهر بيانات جديدة على الورقة التي يجب إضافتها ، فيمكنك ببساطة تحديد نطاق بمعلومات جديدة ونسخه (Ctrl + C) ثم لصقه مباشرةً في الرسم التخطيطي (Ctrl + V).

تعبئة فورية (تعبئة فلاش)

ظهرت هذه الميزة فقط في أحدث إصدار من Excel 2013 ، ولكن الأمر يستحق الترقية إلى الإصدار الجديد في وقت مبكر. افترض أن لديك قائمة بالأسماء الكاملة (إيفان إيفان إيفانوفيتش) ، والتي تحتاج إلى تحويلها إلى اختصارات (إيفانوف الأول). لتنفيذ هذا التحويل ، ما عليك سوى البدء في كتابة النص المطلوب في العمود المجاور يدويًا. في السطر الثاني أو الثالث ، سيحاول Excel التنبؤ بإجراءاتنا وتنفيذ مزيد من المعالجة تلقائيًا. سيكون عليك فقط الضغط على مفتاح Enter للتأكيد ، وسيتم تحويل جميع الأسماء على الفور.

وبالمثل ، يمكنك استخراج الأسماء من رسائل البريد الإلكتروني ، والغراء اسم الأجزاء ، إلخ.

نسخ دون كسر الأشكال

أنت ، على الأرجح ، تعرف عن علامة الإكمال التلقائي "السحري" - صليب أسود رقيق في الركن الأيمن السفلي من الخلية ، عن طريق سحب يمكنك نسخ محتويات الخلية أو الصيغة إلى عدة خلايا في وقت واحد. ومع ذلك ، هناك فارق بسيط غير سارٍ: مثل هذه النسخ غالبًا ما تنتهك تصميم الجدول ، حيث لا يتم نسخ الصيغة فقط ، ولكن أيضًا تنسيق الخلية. يمكن تجنب ذلك إذا ما تم السحب مباشرة بعد تقاطع أسود ، انقر فوق العلامة الذكية - رمز خاص يظهر في الركن الأيمن السفلي من المنطقة المنسوخة.

إذا حددت الخيار "نسخ القيم فقط" (Fill Without Formatting) ، فسيقوم Microsoft Excel بنسخ الصيغة دون تنسيق ولن يفسد التصميم.

عرض البيانات من جدول بيانات Excel على الخريطة

أحدث إصدار من Excel 2013 لديه القدرة على عرض بياناتك الجغرافية بسرعة على خريطة تفاعلية ، على سبيل المثال ، المبيعات حسب المدينة ، إلخ. للقيام بذلك ، انتقل إلى "متجر التطبيقات" في علامة التبويب "إدراج" وقم بتثبيت المكون الإضافي Bing من هناك الخرائط. يمكن القيام بذلك عبر رابط مباشر من الموقع بالنقر فوق الزر "إضافة". بعد إضافة وحدة نمطية ، يمكنك تحديدها في القائمة المنسدلة "تطبيقاتي" في علامة التبويب "إدراج" (إدراج) ووضعها في ورقة العمل الخاصة بك. يبقى تحديد خلايا البيانات الخاصة بك والنقر على زر إظهار المواقع في وحدة الخريطة لرؤية بياناتنا عليها.

إذا رغبت في ذلك ، في إعدادات البرنامج المساعد ، يمكنك تحديد نوع المخطط والألوان المراد عرضها.

انتقال سريع إلى الورقة المطلوبة

إذا تجاوز عدد أوراق العمل في كتابك 10 أوراق ، فسيصبح من الصعب التنقل فيها. انقر بزر الماوس الأيمن على أي من أزرار تمرير الورقة في الركن الأيسر السفلي من الشاشة.

سيظهر جدول محتويات ، ويمكنك الانتقال إلى أي ورقة مطلوبة على الفور.

يمكنك أيضًا إنشاء جدول محتويات على ارتباطات تشعبية على ورقة منفصلة. إنه أكثر تعقيدًا قليلاً ، ولكنه في الغالب أكثر ملاءمة.

تحويل الصفوف إلى الأعمدة والعودة

إذا اضطررت إلى نقل الخلايا يدويًا من الصفوف إلى الأعمدة ، فستقدر الخدعة التالية:

  1. تسليط الضوء على المدى.
  2. قم بنسخه (Ctrl + C) أو ، بالضغط على زر الماوس الأيمن ، حدد "نسخ" (نسخ).
  3. انقر بزر الماوس الأيمن فوق الخلية التي تريد إدراج البيانات فيها ، وحدد أحد خيارات الإدراج الخاصة في قائمة السياق - أيقونة "تبديل".

في الإصدارات القديمة من Excel ، لا يوجد مثل هذا الرمز ، ولكن يمكنك حل المشكلة باستخدام إدراج خاص (Ctrl + Alt + V) واختيار الخيار "تبديل" (تبديل).

القائمة المنسدلة في الخلية

إذا كان الغرض منه إدخال قيم محددة بدقة من المجموعة المسموح بها (على سبيل المثال ، فقط "نعم" و "لا" أو فقط من قائمة إدارات الشركة ، وما إلى ذلك) ، يمكن تنظيم ذلك بسهولة باستخدام القائمة المنسدلة:

  1. حدد الخلية (أو نطاق الخلايا) الذي يجب أن يكون هناك مثل هذا التقييد.
  2. انقر فوق الزر "التحقق من صحة البيانات" في علامة التبويب "البيانات" (التحقق من الصحة).
  3. في القائمة المنسدلة "السماح" ، حدد خيار "القائمة".
  4. في حقل "المصدر" ، حدد النطاق الذي يحتوي على المتغيرات المرجعية للعناصر ، والتي سوف تسقط فيما بعد أثناء الكتابة.

الحيل المتقدمة من نفس السلسلة: قائمة منسدلة مع ملء ، والقوائم المنسدلة ذات الصلة ، وقائمة منسدلة مع صورة ، وما إلى ذلك

الجدول الذكي

إذا حددت نطاقًا يحتوي على بيانات وفي علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" ، فانقر فوق "تنسيق كجدول" (الصفحة الرئيسية - التنسيق كجدول) ، ثم سيتم تحويل قائمتنا إلى جدول "ذكي" ، والذي (باستثناء تلوين شريطي فاخر) يعرف الكثير من الأشياء المفيدة:

  • التمدد تلقائيًا عند إضافة صفوف أو أعمدة جديدة إليها.
  • سيتم نسخ الصيغ المدخلة تلقائيًا إلى العمود بأكمله.
  • يتم تثبيت الحد الأقصى لهذا الجدول تلقائيًا عند التمرير ، ويشمل أزرار التصفية للاختيار والفرز.
  • في علامة التبويب "تصميم" التي تظهر (التصميم) ، يمكنك إضافة صف من الإجماليات باستخدام الحساب التلقائي إلى هذا الجدول.

خطوط المؤشرات

Sparklines هي مخططات مصغرة مرسومة مباشرةً في الخلايا ، والتي تعرض ديناميكياً بياناتنا. لإنشائها ، انقر فوق "Graph" (Line) أو "Histogram" (Columns) في مجموعة "Sparklines" في علامة التبويب "Insert". في النافذة التي تفتح ، حدد النطاق الذي يحتوي على البيانات الرقمية الأولية والخلايا التي تريد إحضار خطوط شرارة فيها.

بعد النقر فوق الزر "موافق" ، سيقوم Microsoft Excel بإنشائها في الخلايا المحددة. في علامة تبويب التصميم (التصميم) ، يمكنك تخصيص لونها ونوعها وتمكين عرض الحد الأدنى والحد الأقصى للقيم ، إلخ.

استعادة الملفات غير المحفوظة

الجمعة. المساء. نهاية أسبوع الصدمة التي طال انتظارها. تتطلع إلى البقية ، تقوم بإغلاق التقرير الذي كنت مشغولاً به في النصف الأخير من اليوم ، وفي مربع الحوار الذي يظهر ، "حفظ التغييرات في الملف؟" فجأة ، لسبب ما ، اضغط على "لا".

يعلن المكتب الفارغ عن صراخك المفاجئ ، ولكن بعد فوات الأوان - ذهبت الساعات الأخيرة من العمل إلى ذيل الكلب وبدلاً من قضاء أمسية ممتعة مع الأصدقاء ، سيكون عليك استرداد الضائعة.

في الواقع ، هناك فرصة قوية لتصحيح الوضع. إذا كان لديك Excel 2010 ، فانقر فوق "ملف" - "حديث" (ملف - حديث) وابحث عن الزر "استرداد المصنفات غير المحفوظة" في الركن الأيمن السفلي من الشاشة. في Excel 2013 ، يختلف المسار قليلاً: "ملف" - "تفاصيل" - "إدارة الإصدار" - "استرداد المصنفات غير المحفوظة" (ملف - خصائص - استرداد المصنفات غير المحفوظة). سيتم فتح مجلد خاص من أعماق Microsoft Office ، حيث يتم حفظ نسخ مؤقتة من جميع الكتب التي تم إنشاؤها أو تعديلها ولكن لم يتم حفظها في مثل هذه الحالة.

مقارنة نطاقين للاختلافات والمباريات

في كثير من الأحيان ، عند العمل في Excel ، من الضروري مقارنة قائمتين والعثور بسرعة على العناصر المتشابهة أو المختلفة فيها. الطريقة الأسرع والأكثر بصرية للقيام بذلك:

  1. حدد كلا الأعمدة المقارنة (أثناء الضغط على مفتاح Ctrl).
  2. اختر في علامة تبويب الصفحة الرئيسية - التنسيق الشرطي - قواعد تخصيص الخلايا - القيم المكررة (الصفحة الرئيسية - التنسيق الشرطي - تمييز خلايا الخلية - القيم المكررة).
  3. حدد الخيار "فريد" من القائمة المنسدلة.

المكافأة: طرق أخرى لمقارنة نطاقين وإيجاد الاختلافات / التطابقات.

اختيار (الضبط) لنتائج الحساب للقيم المطلوبة

هل سبق لك أن التقطت قيم الإدخال في حساب Excel الخاص بك للحصول على المخرجات التي تحتاجها؟ في مثل هذه اللحظات ، تشعر أنك مدفعي صلب ، أليس كذلك؟ فقط بضع عشرات من التكرارات "السفلية - الرحلة" ، وهنا ، "الضربة" التي طال انتظارها!

سيكون Microsoft Excel قادراً على جعل مثل هذا مناسبًا لك ، وأسرع وأكثر دقة. للقيام بذلك ، انقر فوق علامة التبويب "إدراج" في الزر "تحليل ماذا لو" وحدد أمر "اختيار المعلمة" (إدراج - ماذا لو كان التحليل - الهدف يسعى). في النافذة التي تظهر ، حدد الخلية التي تريد تحديد القيمة المطلوبة والنتيجة المرغوبة وخلية الإدخال التي يجب تغييرها. بعد النقر فوق "موافق" ، سيقوم Excel بتنفيذ ما يصل إلى 100 "لقطات" لتحديد المجموع الذي تحتاجه بدقة 0.001.

إذا كانت هذه المراجعة التفصيلية لا تغطي جميع شرائح MS Excel المفيدة التي تعرفها ، شاركها في التعليقات!

شاهد الفيديو: The History of Mathematics and Its Applications (شهر فبراير 2020).